市城管执法局
 
 
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索 引 号:451312724/2011-00150 主题分类:其他\ 发布机构:市城管执法局
发布日期:2011-12-02 文    号: 关 键 词:机关,档案,文件,规定,办法
 
关于印发《遂宁市城市管理行政执法局档案管理实施办法》的通知
遂宁市城市管理行政执法局

  关于印发《遂宁市城市管理行政执法局档案管理实施办法》的通知

  

  各执法大队、机关各科室:

  为进一步加强档案工作的科学管理,我局《档案管理实施办法》已经局领导审核同意,现印发给你们,请认真遵照执行。

  特此通知!

  

  

  

  二〇一一年十二月一日

  

  

  

  

  

  

  

  

  

  遂宁市城市管理行政执法局档案管理

  实 施 办 法

  

  第一章  总  则

  

  第一条  为加强机关档案的科学管理,保证档案的完整、准确、系统、安全,提高机关工作效率和工作质量,为我局各项工作提供优质服务,根据《中华人民共和国档案法》及有关规定,结合局机关实际,制定本办法。

  第二条  本办法所称档案,是指城管执法局履行城市管理行政执法各项职能和其它任务形成的具有保存价值的文件、材料、录音、录像、光盘、照片、底片、磁带、磁盘、图表、实物等载体形式。

  第三条 档案管理工作是机关的基础工作之一,各科室、大队必须高度重视档案管理工作,切实加强对档案管理工作的领导,督促档案管理人员认真做好档案管理工作。

  

  第二章 文件、材料的归档

   

  第四条  我局档案材料按以下八个类别归档:

  (一)党群类。主要包括局党群各部门、工会、团委、纪检等部门在工作中产生的文件材料。

  (二)行政管理类。主要包括局行政各职能科室在开展工作中所产生的文件材料。

  (三)财会类。主要包括局财务部门在开展工作中所产生的文件以及会计帐簿、会计报表、会计凭证等材料。

  (四)人事类。包括局人事管理等有关部门按照党的政策,在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料。

  (五)基本建设类。主要包括我局基建项目的征地、申请、报批材料,设计、施工、竣工、验收图纸、说明书及有关数据材料。

  (六)声像类。包括我局在开展各项工作中所产生的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、影碟、影片等。

  (七)实物类。主要包括我局各种活动中产生的锦旗、证书、奖牌、奖杯、公章等载体材料。

  (八)仪器设备类。主要包括各种精密、贵重仪器设备设施全套随机技术资料、合格证、说明书以及在接收、使用、维修、改进中所产生的记录和材料。

   第五条  文件材料的归档要求 

  (一)案卷质量总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

  (二)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  (三)归档的文件材料必须为原件(稿),载体和书写材料均须质材优良、书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备,符合有关规范和标准。

  (四)归档前,必须对不符合要求的文件材料进行必要的修整,对已破损的文件材料进行修复,对字迹模糊或褪变的文件材料进行复制。

  (五)声像材料应有文字标出摄录对象、时间、地点、中心内容和责任者;声像制作材料和声像制品的档号要与文件材料的档号互相照应,互记参见号。

  (六)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件、多种文字形成的同一文件,分别归入一起,不得分开;文、电应合一归档。

  第六条 电子档案的保存与归档。各科室形成的电子文件,应定期向档案室移交。

   

  第三章  档案的保管

   

     第七条  机关档案是国家档案的组成部分,是机关的重要财产,机关档案由档案室集中保管,各科室应归档的档案应按时向局档案室移交。会计档案、人事档案等按有关规定执行。

     第八条  凡是本机关从事各项工作活动,所形成的具有查考利用价值的各种内容、形式和载体的文书材料,均属立卷归档范围。任何部门和个人不得长期私自保存或据为己有,违者追究责任。

  第九条  档案室属机要重地,外人不得随便进入。

  第十条  保持档案室内卫生整洁,档案分类排放、排列整齐。

  第十一条  切实做好防盗、防火、防潮、防尘、防高温、防强光等工作,室内禁止存放易燃易爆等危险物品。

  第十二条  档案人员要熟悉库藏情况,对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对,做到帐物相符。

  第十三条  未经批准,任何人不准将档案带出库房,更不准私自摘抄、外传。

  第十四条 未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

  第十五条 从事专(兼)职的档案工作人员,如因工作变动,离开档案工作岗位时,务必做好档案的移交工作,移交档案必须有监交人。

   

  第四章 档案的利用

   

  第十六条  档案管理人员应熟悉所藏档案的情况,完善档案检索工具,及时准确地提供档案利用服务。

  第十七条  本机关工作人员因工作需要可查阅本部门形成的档案。查(借)阅会议记录,必须经办公室主任批准后方可查阅。

  第十八条  查阅档案须填写《档案借阅登记表》,未履行登记手续,档案室可拒绝查阅。

  第十九条  档案室档案原则上在阅档室内使用,如因特殊情况需要借出时,须经档案管理员同意后方可借出,借出时间一般不得超过一周。到期仍需继续利用者,须办理续借手续。

  第二十条  外单位查阅本机关档案,必须持有单位介绍信,并经办公室负责人批准后方可借阅,每张介绍信只能查阅一次档案,阅档后介绍信留档案室备查。

  第二十一条  查阅档案时,严禁涂改、圈划、抽换、批点、污损、拆卷或增删档案内容。

  第二十二条  归还档案时,档案管理员要认真检查清点档案的完好状况,及时记载档案的利用情况。

  

  第五章  档案的安全保密

  

  第二十三条  根据上级关于档案工作管理原则,局成立档案工作领导小组,组长由分管办公室工作的领导担任,各科室、大队主要负责人为成员。

  第二十四条  档案人员必须遵守保密守则,要严守秘密,严防泄密、失密,否则要追究责任,严肃处理。 

  第二十五条 档案人员要严格执行档案的查借阅制度,借出的档案要及时归档、核实。

  第二十六条 档案人员要增强保密观念,经常检查设施安全保密情况;离开档案室时,必须锁好文件资料柜,关好门窗。

  第二十七条  销毁档案要登记造册,须经领导签字批准后方能进行,销毁时要有监销人,并履行签字手续。 

  第二十八条  档案工作人员必须具备良好的政治素质和职业道德,爱岗敬业,乐于奉献,妥善保管好应归档文件材料,严防丢失。兼职档案员应按时将整理好的档案向综合档案馆移交,确保档案的完整和安全。

  

  第六章 档案工作惩处

   

  第二十九条 对档案意识不强或不重视档案工作的领导和个人,根据情节轻重,按照《档案法》,予以相应处罚。

  (一)不切实履行工作职责,造成文件、材料收集不齐,立卷归档不及时,或因工作散慢致使管理不善,造成人为的档案受损者,提出通报批评。

  (二)将应当归档的文件、材料据为己有,或拒绝向档案馆移交者,追究领导责任。

  (三)对损坏、丢失或擅自销毁档案和重要文件者,予以行政处分,造成损失者,根据档案数量和价值,责令赔偿。

  (四)涂改、伪造或者协助涂改、伪造档案者,私自携带、邮寄属于国家和局机关所有的,具有重要保存价值的档案出境者,给予行政处分。

  (五)擅自提供、抄录、公开属于国家所有的应当保密的档案或将不宜公开的档案内容,造成不良影响者,给予通报批评。

  第三十条 具有以上第二十九条所列行为,情节严重,或构成犯罪的,报请上级档案执法部门查处。

   

  第七章  附 则

   

  第三十一条 本办法自下发之日起执行。

  第三十二条 本办法由局办公室负责解释。

  

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